紙帳票のデメリットと解決方法を解説



紙帳票のデメリット

①コスト

紙であるがための課題として、まず思いつくのは、コストだと思います。

印刷するコスト、まとめるコスト、配布するコスト、保管コスト等、あげだすとキリがありません。特に、働き方改革が推奨される昨今では、紙での記録および、情報共有は、非効率ですよね。



②属人化

業務の中で、作業の成果や、情報は、報告書にまとめます。

まとめられた報告書は、その内容を確認する担当に渡されます。

紙帳票であるとどうしても人によって、記録するデータの正確性にはバラつきが生じてしまいます。記録の漏れ、用語がバラバラ、字が汚くて読めない、ルール通りに記載しない等々あげればきりがありません。



③情報量が少ない

情報の質でいうと、紙帳票は、ペンで書く以上の情報は得られません。

現場で写真を取ったり、音声を録音したり、動画をとったりしたとしても、紙帳票にそのデータをはりつけることはできませんので、書きだすことが出来る情報以上の情報は得られないのです。



④情報の加工に向いていない

多くの現場では、紙に記録された情報を加工したい場合には、デジタルデータに情報を転記し直します。Excelに集計をするケースが多いですが、手入力で時間がかかることに加え、残業につながるケースも多いのではないでしょうか。



⑤迅速な情報共有ができない

紙帳票には、確認や承認など、複数の人に情報がわたることで、完結するものがあります。また、トラブルなどがあった際には、迅速に情報を伝えなければいけないので、情報共有の遅延が致命的な結果を引き起こすことも少なくありません。

心当たりがある課題が1つでもありましたでしょうか。

ここからは、この課題を解決する方法をいくつかご紹介します。


紙帳票の課題解決方法

①スキャナー自動仕分け

紙帳票をスキャナーで電子化して、ファイルサーバーの指定したフォルダに自動で仕分け。

メリット:

スキャンをした際に自動で電子ファイルをフォルダに仕分けすることで、データの保存作業がなくなり、後で、資料を検索する際に効率があがる。


デメリット:

検索の際に、ファイル名などは検索できても、文書内のデータをまでは検索ができない。


②OCR

①のスキャナー自動仕分けに加えて、手書き文字をテキストデータ化。


メリット:

自動で電子ファイルをフォルダに仕分けすることで、データの保存作業がなくなり、後で、資料を検索する際に効率がいい。


デメリット:

OCRソフトの精度に依存してしまう。


③帳票電子化

タブレットを用いて、電子帳票に直接入力。


メリット:

記録から報告まで現場で完了する。

承認フローもシステムで組め電子承認ができる。

正確なデータを確実にとれる。

情報の共有が迅速。

データの加工が容易。

検索性がいい。

システム連携やIoT対応により、データベースを参照して自動記録できる。


デメリット:

ネットワーク環境に依存し、オンラインでないと使えない製品がある。

電子帳票の作りこみにノウハウが必要。

現場で操作教育が必要。

端末コストやサーバー、システム担当など初期費用や継続的なコストがかかる。





いかがでしたでしょうか。

自社の状況やワークフローや作業内容によって、適切な方法を選んで、投資することが重要ですよね。


弊社では、現場の紙記録業務にまつわる課題を、各社のご状況に応じて、適切な課題解決方法をご紹介しています。

お気軽にご相談ください。



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